Pokretači digitalizacije

Prijeđite na daljinski rad i operacije na daljinu

Rad na daljinu označava obavljanje aktivnosti organizacije poslodavca izvan ureda na udaljenoj virtualnoj lokaciji . Iako mnoge tehnologije za omogućavanje rada na daljinu postoje već najmanje desetljeće, većina tvrtki ih odlučuje ne usvojiti ili se usredotočiti na nekoliko favoriziranih radnika . Potonje bi odražavalo zabrinutost u vezi s mogućim gubitkom kontrole, nepovjerenjem radnika da će odgovorno koristiti svoju autonomiju , ili nevoljkost da se odbace provjerena rješenja iz prošlosti. Ipak, bez obzira na razinu nesklonosti menadžera, pandemija je natjerala veliki broj tvrtki da prihvate nove tehnologije kako bi se prebacile na rad na daljinu i aktivnosti formiranja vještina na daljinu. Kao odgovor na ograničenja putovanja i karantenske mjere diljem svijeta, rad na daljinu postao je prihvatljiv za multinacionalne kompanije koje su prije bile vezane za poslovna putovanja industrijskih razmjera. Nakon globalne krize uzrokovane trenutnom pandemijom, mnoge tvrtke prešle su na rad na daljinu. Na primjer, tijekom pandemije, oko 90% od 60.000 zaposlenika Morgan Stanleya radilo je na daljinu od kuće, u oštroj suprotnosti s prethodnim normama . Doista,“mnoge su organizacije gotovo preko noći prešle na modele rada na daljinu. Postavljanje na daljinu omogućuje tvrtkama da odmah mobiliziraju globalnu stručnost... i brže odgovore na upite kupaca pružajući sve, od informacija o proizvodu do prodaje i podrške nakon prodaje u digitalnom obliku” . Budući da virtualni uredi nisu ograničeni prostorom, tvrtke imaju pristup neograničenom broju novih radnih mjesta diljem svijeta za zapošljavanje talenata i mogu zaobići opterećene nacionalne vizne režime. Twitter, Facebook i druge tvrtke koje uvelike koriste digitalne tehnologije sada omogućuju radnicima da „zauvijek postanu lutajući nomadi“, stvarajući tako platformu za zapošljavanje vrhunskih talenata i procjenu zaposlenika na temelju učinka, a ne samo „sate rada“ . Posao koji zahtijeva česte videosastanke i/ili prijenos podataka velikih razmjera oslanja se na pristup internetskim vezama velike brzine kod kuće, što često nedostaje u gospodarstvima u razvoju. Oko 37% poslova u Sjedinjenim Državama može se obavljati puno radno vrijeme od kuće. Doista, oko 4% svih američkih zaposlenika radilo je “barem pola vremena” od kuće, što ukazuje na potencijal proširenja rada na daljinu ne samo u SAD-u nego iu drugim zemljama . Još jedan pokretač rada na daljinu je putovanje na posao, što je dugotrajno, fizički naporno i skupo, s posljedicama po prirodni okoliš. Putovanje na posao moglo bi se uvelike smanjiti kada bi se rad u fizičkom uredu ograničio na osnovne aktivnosti . S tim u vezi, veličina uredskog prostora koji koriste poduzeća mogla bi se smanjiti, smanjujući troškove povezane s komercijalnim nekretninama, osobito ako se uredi nalaze u većim i skupim gradovima . Poduzeća sve više razvijaju i koriste videokonferencijske mogućnosti i daljinsku suradnju koja omogućuje alate za kontinuirano poboljšanje procesa rada na daljinu . Općenito gledano, korištenje digitalnih platformi može smanjiti operativne troškove, birokraciju i troškove povezane s putovanjem na posao i poslovnim putovanjima, što rezultira znatnim uštedama za zaposlenike . Konačno, digitalizacija ima implikacije na smanjenje utjecaja poduzeća na okoliš . U isto vrijeme, iako dobici mogu biti trenutni i vidljivi, mogu postojati troškovi za organizacije, zaposlenike i druge aktere. Iz organizacijske perspektive, nije jasno može li gubitak suptilnih neverbalnih sredstava komunikacije umanjiti unutarnju učinkovitost, rezultirati više nesporazuma i smanjiti empatiju . Zaposlenici se mogu otvoriti novim oblicima nametljivog digitalnog nadzora , koji, čak i ako nije široko primijenjen, može dovesti do povećane sumnje u motive i ponašanje poslodavca . Smanjena sposobnost praćenja produktivnosti radnika koja proizlazi iz izravnog digitalizacije rada mogla bi navesti tvrtke da zahtijevaju veći učinak od zaposlenika . Digitalizacija može poremetiti ravnotežu između posla i života, dok dugoročni zdravstveni učinci sve većeg vremena ispred ekrana ostaju nepoznati . Tu je i rodna dimenzija – žene, posebno u fertilnoj dobi, često moraju uravnotežiti zahtjeve punog radnog vremena i upravljanja domom, stavljajući ih pod veći stres nego, recimo, sredovječni muškarci s odraslom djecom . Općenito, neželjene posljedice digitalizacije rada mogu predstavljati dugoročne troškove za organizacije u smislu smanjene produktivnosti i izostanaka s posla zbog zdravlja. Konačno, satelitske industrije koje podržavaju tradicionalni uredski rad, u rasponu od prijevoza preko ugostiteljstva do iznajmljivanja uredske imovine, vjerojatno će pasti usljed sve većeg rada na daljinu i popratnih prednosti ravnoteže između posla i privatnog života.

Uredi bez papira i organizacije bez papira

Desetljećima su velike i male tvrtke rasle i navikavale se na papirologiju i fizički radni prostor. Danas, međutim, tvrtke sve više usvajaju nove i nove digitalne tehnologije kako bi poboljšale operativnu učinkovitost i djelotvornost. Digitalno orijentirane aktivnosti u lancu vrijednosti postale su ključne za mnoge tvrtke koje žele ne samo minimizirati negativne učinke COVID-19 već i povećati konkurentske prednosti i dugoročnu održivost. Iako je pojam ureda bez papira postao popularan od kasnih 1960-ih , pandemija je povećala hitnost digitalizacije, privlačeći širok raspon organizacija. Alati za digitalizaciju i organizaciju bez papira kao što su prijenosna računala, uređaji za pohranu velikog kapaciteta, tableti, pametni telefoni i brzi bežični širokopojasni pristup sve su dostupniji tvrtkama . Prelaskom na digitalnu tehnologiju, tvrtke smanjuju ovisnost o papirnatim dokumentima i pružaju veće mogućnosti svim zaposlenicima za pristup informacijama bez troškova povezanih s ispisom ili upravljanjem fizičkim tokovima papira. Iako je rad na papiru obilježje tradicionalnih ureda, to je promijenjeno dostupnošću alternativa . Tehnološki napredak omogućio je veće oslanjanje na digitalne metode, kao što je elektroničko skeniranje dokumenata i održavanje digitalnih zapisa pohranjivanjem slika u oblak. Popratna digitalizacija je smanjena uporaba fotokopirnih strojeva i pisača, kao i manja potreba za popravcima i održavanjem takve opreme, te papira i pripadajućih potrepština. Osim toga, “vrijeme potrebno zaposlenicima za izvršavanje zadataka smanjit će se s automatizacijom, što zauzvrat znači da trebate dodijeliti manje sati zadacima koje ste automatizirali” . Djelomična ili potpuna digitalizacija poslovanja postala je nužnost za mnoge tvrtke u novoj digitalnoj ekonomiji. Prelaskom s fizičkog papira na digitalno orijentiran pristup za pohranu, širenje i obradu informacija, tvrtke mogu poboljšati procese i smanjiti troškove povezane s administracijom i obradom . Doista, „ papirni i papirni procesi također su spori i neučinkoviti u usporedbi s automatiziranim digitalnim sustavima, teže je uhvatiti podatke iz fizičkih dokumenata, a izvješća o procesima na papiru se ručno i sporo generiraju… uredski radnici provode sat vremena svaki dan traženje dokumenata, što gubi vrijeme i novac i smanjuje produktivnost ” . Također ima potencijal eliminirati uska grla u rutinama i procesima u papirnatim uredima koja često ograničavaju inovacije. Osim uštede troškova, digitalizacija također ima potencijal smanjiti ljudske pogreške povezane s višestrukim administrativnim i ručnim rutinama i zadacima . Potaknute tehnološkim poboljšanjima, sada postoje prilike da organizacije ne samo da imaju urede bez papira, već i postanu organizacije bez papira kao sredstvo za uštedu troškova i smanjenje glomaznih procesa koji često guše inovacijske aktivnosti. stol 1sažima učinke COVID-a kao pokretače digitalizacije. Motivirani rastućim prilikama svojstvenim digitalizaciji u smislu eliminacije papirnatih birokratskih procesa i povezanih troškova, mnoga mala i srednja poduzeća koristila su digitalne uređaje za upravljanje aspektima svog poslovanja. Neki od pokretača za usvajanje nove tehnologije obuhvaćaju relativne prednosti tehnologije u odnosu na alternative kao što su kvaliteta i cijena, kao i kompatibilnost s postojećim proizvodima i procesima središnje organizacije. Kako se pritisak za prelaskom na digitalizaciju pojačava, postoje i ograničenja u ograničavanju tog pomaka. Doista, usvajanje postupaka elektroničkog izvješćivanja moglo bi biti skroman pomak za tvrtke prema digitalizaciji, ali bi moglo utjecati na poboljšanje postojećih procesa colgroup>
Situacija prije COVID-a 19 utjecaj COVID-a 19 Nova realnost globalne ekonomije
Financijski pritisak prelaska na Natjerao je mnoge organizacije da pređu na rad na daljinu i sve više postaju "organizacija bez papira". Digitalizacija se smatra ključnom. Poticanje daljnjeg razvoja infrastrukture i uvjeta za digitalizaciju i elektroničke transakcije
Šire prihvaćanje procesa, postupaka i rutina temeljenih na papiru i elektronički u javnim i privatnim organizacijama. Ubrzani prijelaz s procesa, postupaka i rutina baziranih na papiru na elektroničke.
Prihvaćanje platformi za video konferencije i online sastanke. Ograničenja u vezi s domaćim i unutarnjim putovanjima i socijalnom distanciranjem prisilila su tvrtke da posluju putem interneta, a ne licem u lice. Ipak, ograničenja i učinci karantene ublaženi su ili barem djelomično prevladani videokonferencijama i platformama za online sastanke.